Conheça métodos e estratégias para evitar interrupções e distrações

Acordos verbais, pausas controladas e autoconhecimento são importantes para gerenciar melhor o tempo

Uma pequena interrupção no trabalho ou no estudo, e tudo que você havia planejado para o dia se perde. Pode parecer exagero, mas para algumas pessoas, a interrupção é capaz de alterar a ordem das coisas. Quando são muitas, e repetitivas, as interrupções passam a afetar não só a disponibilidade de tempo destinada àquela atividade, mas até a criatividade e a memória. Quantas vezes você já não se perguntou o que é que estava fazendo mesmo antes de se distrair? Um estudo da Universidade da Califórnia em Irvine mostrou que, após ser interrompido em uma tarefa, demora-se em média 23 minutos e 15 segundos para voltar para onde você estava.Outras pesquisas mostram que a eficiência cai em média 40%, e que até a memória de longo prazo e  a criatividade sofrem nesse processo. Para minimizar efeitos tão prejudiciais, uma série de técnicas e estratégias podem ser adotadas, incluindo acordos verbais com amigos e familiares, nos quais fiquem estabelecidos qual será o fluxo de mensagens e distrações. “O primeiro passo para minimizar as interrupções e gerenciar melhor seu próprio tempo é estabelecer limites. É difícil antes de começar, mas depois que você inicia, vê que é uma coisa simples”, incentiva a psicóloga Claudia Marinho, 56.  Para ela, quem quer lidar melhor com o tempo precisa fazer uma escala, e classificar as coisas como urgentes, importantes e  secundárias. “Se você não estabelece esse limites e prioridades, você fica suscetível a interromper o que está fazendo a todo momento, sem nem saber porquê”, complementa. Por muito tempo, a bióloga Juliana Almeida, 34, foi vítima dessa desorganização. Mesmo acostumada a fazer cronogramas e listas nas inúmeras agendas e caderninhos que levava consigo, quase sempre se embolava. “Me distraio fácil, então, começava a pensar em outras coisas enquanto estava estudando, parava para fazer as atividades domésticas, sentia sono...”, elenca. Isso só mudou quando ela pôs em prática a recomendação, feita por um professor, de estudar por 20 minutos e descansar por outros cinco para render mais. “Hoje lamento ter aprendido isso só no final da graduação, porque funcionou muito para mim. No mestrado, eu adaptei esses intervalos, e fui aprovada na seleção, e também nas disciplinas. Fui muito bem avaliada durante todo o processo”, lembra.Paciência A relação com o tempo e com a produtividade melhorou tanto, que ela conseguiu não só defender a dissertação um mês antes do prazo final, como sentiu que equilibrou melhor as outras dimensões da vida, como família, amigos, religião, e o cuidado com si própria.  Os princípios da estratégia indicada pelo professor de Juliana são os mesmos do método Pomodoro. “Pomodoro”, em italiano, significa “tomate”. O nome é uma referência ao cronômetro, em forma de tomate, que o italiano Francesco Cirillo, criador do método, utilizou para gerenciar o seu tempo durante os estudos. Elaborada no fim da década de 1980, a técnica se baseia na ideia de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Depois de muita pesquisa, Cirillo chegou ao período de 25 minutos como sendo o tempo ideal para esses blocos, também conhecidos como pomodoros. Como o próprio nome diz, trata-se de um método, com regras estabelecidas - algumas delas bastante rígidas -, mas também bastante adaptável. O processo total inclui cinco etapas: planejar as tarefas do dia, monitorar suas tentativas, registrar suas atividades diárias, processar tudo o que você fez e visualizar as áreas em que precisa melhorar. Para o estudo, por exemplo, Juliana Almeida garante que esse é o intervalo que costuma funcionar para ela. Quando precisou passar todas as roupas de casa de uma vez só, por conta um problema de mofo no armário, dedicou 40 minutos para passar um tanto, e outros 20 para descansar, sempre seguidos de uma outra “recompensa” que a estimule para o novo ciclo. Para a jornalista Jeniffer Geraldine, 31, ser organizada é algo que requer exercício, e uma dose boa de autoconhecimento. “Tem gente que tem o perfil sim, mas tudo é questão de hábito. E a gente só cria um hábito tentando um dia, uma semana, um mês, três meses, seis meses (cada um no seu tempo e ritmo), até que uma atividade entre na nossa rotina e vire algo automático”, diz. No caso dela, a necessidade surgiu quando foi trabalhar no setor de marketing de uma empresa de varejo. Como tudo tinho prazo, validade, ela precisou se organizar para dar contas das demandas profissionais, mas também para não negligenciar o lazer, os estudos e os projetos pessoais. A jornalista Jeniffer Geraldine Quem vê hoje ela gerenciando tudo de forma equilibrada, nem imagina o trabalho que deu (e que ainda dá).“Às vezes a gente só quer ficar deitada no sofá vendo uma série bobinha, né?! E muitas vezes é exatamente disso que o corpo e a mente precisam no momento. Mas ter um planejamento e se manter organizado ajuda até a curtir esses momentos relax de forma despreocupada”, defende.Respiros Uma coisa importante para que tudo isso funcione de forma tranquila, sem aflição, é ser realista. “Realista é saber que durante o dia você vai ter tempo de trânsito; alguma coisa pode não dar certo; sempre haverá alguém demandando atenção e até tarefas...”, elenca Geraldine. “A interrupção não é necessariamente uma coisa ruim, muitas vezes as pausas são necessárias. É importante sair da cadeira, andar pela casa, tomar uma água, respirar“, defende a psicóloga Claudia Marinho. Para ela, fugir ao controle de uma organização ‘sem TOC’ pode ajudar a pessoa a lidar com o imprevisto, e forçá-la a criar soluções criativas. “Quando você sincroniza o tempo que você tem com as coisas que você quer dar conta, você conquista uma harmonia entre desejo e conquista. A gente diz que tempo é relativo, mas o fato é que ele não volta”, encerra.

PRIMEIROS PASSOSAprender a dizer NÃO Você não tem que atender a tudo e a todos, e esse é o primeiro passo para estabelecer limites  e se livrar da angústia de ter  de fazer tudoEleger o que é prioridade Isso fará com que você gerencie melhor seu tempo, sem atropelar as coisas. Tudo tem de ser feito, ok, mas por partes. Diferenciar o que é urgente do que é importante Sabia que nem tudo que é importante é urgente? Se a questão é tempo, priorize o que é além de importante, urgente. Estabelecer o que é de curto, médio e longo prazo Ter noção de tudo que tem que ser feito e do quanto cada coisa é importante ou não vai lhe permitir estabelecer esses prazos.Entender o que depende de mim e o que depende  do outro Você já deve ter percebido que esses passos aqui se interligam. portanto, se você já aprendeu a dizer não, provavelmente você já deu conta desse exercício aqui. se não, vale o reforço.Reconhecer habilidades Talvez você esteja dedicando tempo demais a uma atividade que pode ser atribuída a outra pessoa. Isso só será percebido quando você começar a reconhecer suas habilidades e o que precisa aperfeiçoar. “terceirizar” coisas ou investir nesse desenvolvimento podem lhe dar uma folga a médio prazo.Reservar um tempo para o descanso O ócio criativo é importantíssimo. Para isso, recomenda-se desligar o celular, praticar um hobby, encontrar os amigos, contemplar dois principais cenários: o exterior e o interior. 

TÉCNICA POMODORO 

Todo pomodoro é importante | O objetivo da técnica é desenvolver uma consciência pessoal do tempo. A cada passo você fortalece o desenvolvimento dessa consciência. A observação exige esforço e disciplina, então você precisa coletar informações sobre como trabalha - e de maneira sistemática. É ótimo nos surpreendermos com nossas melhorias e nos livrarmos das ilusões pelo  caminho.

Você não precisa competir com o tempo | Se for usado de uma maneira consciente, o tempo é uma ferramenta a favor do seu trabalho. Consciência é o objetivo, o tempo a ferramenta. Qualquer forma de competição com o tempo é destinada ao fracasso. Pode ser que numa dessas competições você se dê conta disso. Pare o cronômetro, respire, e inicie um novo pomodoro focado em sua atividade.

Faça pausas | A pausa é o lemento estrutural mais importante da Técnica Pomodoro. Ela permite que você se afaste por um momento, raconheça a fadiga e decida se deve continuar ou parar. Após a pausa, você começará o próximo pomodoro com maior clareza e vontade de trabalhar. As pausas nos tornam mais produtivos.

Vá com calma | Sua meta não é alcançar todos os objetivos da Técnica Pomodoro no menor tempo possível; isso seria apenas outra maneira de competir com o tempo. Vá com calma. Não há por que correr. Faça tudo no seu tempo. Curta a maneira como você atingiu seu objetivo atual. Passar com pressa e nervosismo para o próximo não é prazeroso.